Alighanem nagyon sokan találkoztak már két szélsőséges hozzáállással, ha okoseszközökről, productivity toolokról, például jegyzetkészítésről vagy egy tudományos publikáció megírásáról van szó. Az egyik, a "go paperless", ami szerint mivel mindenre van valamilyen frappáns, elérhető informatikai megoldás, egy idő után egyáltalán nem lesz szükség papírra és hagyományos írószerekre, mivel mindent a gépen tárolunk majd valamilyen módon, a mostani trend szerint a felhőben. A másik szélsőséget azok képviselik, akik esetleg nincsenek is tudatában annak, hogy a megfelelően megválasztott, korszerű, csoportmunkát támogató eszközök használatával mennyi időt, energiát és természetesen pénzt lehetne összesen megspórolni.
A következő posztban nem leszek objektív, nem is törekszem rá, inkább azzal kapcsolatban próbálok adni egy áttekintést, hogy miért lenne célszerű mindenkinek jóba lennie az olyan szolgáltatásokkal is, amik a felhasználónak valamilyen, esetleg több évtizedes megszokását törik meg lényegében, ezek közül ebben a posztban az egyszerű jegyzetelő appokra szorítkozok.
Ahogy a szépnevű piaci elemző cégek jelentései, úgy egy-egy korszak meghatározó szakkönyvei is tartalmaztak olyan jóslatokat a jövővel kapcsolatban, amik ha megvalósultak, lehetett hivatkozni rájuk, hogy már mikor sikerült megjósolni, ha pedig nem valósultak meg, mindenki elfelejti.
Don Tapscott 2006-ban megjelent Wikinómia
című könyvében eléggé konkrétan érvelt amellett, hogy 2010-re gyakorlatilag megszűnik a print könyvek piaca. Ehhez képest a print könyvek piaca nemhogy eltűnt volna, hanem még kis mértékben növekedett is, ráadásul úgy, hogy közben megrázta a világot egy kiadós válság.
Bill Gates a 2002-ben kiadott, Üzlet a gondolat sebességével könyvében arról írt, hogy a Microsoft lényegében még kiskorában is, hasonlóan a többi tech céghez, elképesztő mennyiségű pénzt fordított nyomtatásra, majd kigondolta, hogy az összes, csak papír alapon létező dokumentumtípusból vigyenek be egy-egy példányt az irodájába. Az eredmény minimum elképesztő volt: több ezer, ha nem több tízezer különböző dokumentumot használt a Microsoft, amire egészen addig vagy nem volt megfelelő informatikai megoldás vagy nem jutott eszükbe használni. Ekkor a MS akkori feje lényegében kísérleti jelleggel kitalálta, hogy a mammutvállalatnál amilyen gyorsan csak lehet, de térjenek át a papírmentesebb adminisztrációra, ami sikerült is. Megjegyzem, Bill Gates sosem tolta túl a manapság divatos "go paperless" őrületet, egyszerűen azt vitték gépre, amit célszerűbb volt gépen kezelni.
Bill Gates a megállapításaival tényleg meghaladta a korát, több olyan trendet és eseményt is bejósolt, ami már-már sci-finek tűnt az ezredforduló táján, mára pedig mindennapi életünk részévé vált, legyen ez bármilyen közhelyes is.
Hogy mennyire jósolt pontosan? A Gates-kötet több kapcsolódó megállapítása azért is különösen érdekes, mert azt jóval később kvantitatív adatokkal is alátámasztották több pszichológiai kísérletben. Ezek közül az egyik, hogy ami 20-30 oldalnál hosszabb, azt a felhasználók többsége, alighanem kultúrától, így nyelvtől függetlenül inkább print formában, esetleg ebookon olvassa el, ha teheti, míg ennél rövidebb dokumentumok kényelmesen értelmezhetők anélkül, hogy kinyomtatnánk.
Szorosan kapcsolódik a témához az a néhány évvel ezelőtti, USA-beli elit egyetemen elvégzett kísérlet, amiben arra keresték a választ kutatók, hogy azok jegyzik meg hatékonyabban az előadáson elhangzottakat, akik semmilyen papíralapú eszközt nem használnak vagy éppen azok, akik hagyományos módon jegyzetelnek. Az eredmény hatalmas pofon volt - na jó, annak kellett volna lennie - azoknak, akik úgy gondolják, hogy mára az összes papíralapú eszköz felváltható laptoppal, tablettel vagy okoskütyüvel.
Annak ellenére, hogy már bőven rendelkezésre állnak olyan, könnyen elérhető eszközök és szolgáltatások, amik alkalmasak arra, hogy a felhasználónak elvben csak a jegyzetelésre kelljen figyelnie és az egész a papír alapú jegyzetelés rendelkezésre állásával összemérhetően működjön, határozottan kevesebbet jegyeztek meg az előadó által elmondottakból a teljesen kütyüre kattant, azaz papíralapú jegyzetet nem használó hallgatók a 2016-os tanulmány szerint.
A kutatók persze többféle lehetséges magyarázattal is előálltak, amivel igencsak illik kalkulálnia az ICT-piacnak. Az egyik legfrappánsabb magyarázat nem az, hogy a hallgatók életük első, tanulási drillek szempontjából kritikus felét még okoskütyük nélkül töltötték, azaz nem szocializálódtak hozzá eléggé. A legvalószínűbb ok, akkor is eléggé jelentős szerepet kap a kinesztetikus memória és az ehhez kapcsolódó kognitív folyamatok a tanulás közben, ha nem versenytáncot tanul valaki.
Pongyolán fogalmazva a kinesztetikus memóriához sorolható, ahogy jegyzetelés közben kézmozgással formáljuk a betűket, strukturáljuk a szöveget, lapozunk, ha betelt az oldal és így tovább. Nem meglepő módon egy írott szöveganyag megtanulásánál ugyancsak használatban van a kinesztetikus memória, azaz a papír tapintása, a lapozással járó mozdulatok és még ki tudja, hogy mi, amire nem gondolnánk, amikor olvasás alapján történő tanulásról van szó. Martin Schuster Bevezetés a tanulás lélektanába című könyvében pedig arról ír, hogy a legjobb teljesítményt elérő hallgatóknál általánosan megfigyelhető volt, hogy egy könyvből való tanuláskor egyszerűen ügyesebben bántak a szöveg aláhúzásával vagy kiemelésével, mint a kevésbé sikeresek.
Ki kell, hogy ábrándítsam azokat, akik úgy gondolják, hogy hamarosan már csak-csak elérkezik a paperless-kor. Az előző bekezdésben leírt kísérlet legvalószínűbb magyarázata szerint azok, akik csak tabletet vagy laptopot használtak, sokkal kevésbé használták a kinesztetikus memóriájukat. Igaz ugyan, hogy a tableten is kell koppintani, húzni, scrollolni és így tovább, egyszerűen sokkal kisebb variabilitást enged meg ahhoz képest, amikor koordinált kézmozgással és nem egyszerű érintgetéssel kell valamit lejegyezni, az pedig nem világos, hogy ha valaki úgy tanul meg írni és olvasni, hogy egész életében csak koppintgat és scrollol, ugyanolyan hatékony lesz vagy a finommozgások szerepe sokkal nagyobb.
A nagy helyzet, hogy máig vannak esetek, igaz, egyre ritkábban, amiket egyszerűen az adott szituációban praktikusabb papírcetlire feljegyezni, ha pedig szükség van a gépen való tárolására, arra ott az OCR, ha ez valami miatt nem opció, akkor a feljegyzés egyszerű lefotózása.
Kis szinesként itt megjegyzem, a magam részéről azért is tartom megmosolyogtató hülyeségnek a teljesen paperless világ utópiáját, mivel bizony-bizony, van nem egy olyan szakkönyvtár és levéltár Európában is, ahol a biztonsági előírások miatt írásos feljegyzés készíthető, de mindenféle kütyü használata tilos, azaz amivel lehetne fotózni...
Szó sincs róla, hogy az új eszközöket felváltanák a régieket, sokkal inkább arról, hogy értelmesen használva hatékonyabbá teszik a munkát, az ICT-játékosok hardver- és szoftver-oldalon egyaránt, mármint a rátermettebbek igyekszenek olyan megoldásokkal előállni, amik a régi és új módszereket ötvözik. Így például az ebook olvasók egy része nem bocsát ki fényt, de a hozzá tartozó tollal lehet a dokumentumban aláhúzni, kiemelni. Ugyanakkor nyilván elvárás, hogy egy jegyzetelő szolgáltatásban minél kisebb valószínűséggel forduljon elő olyan, hogy egy dokumentum elszálljon vagy olyan adatvesztés történjen, ami papír alapú eszközök esetén nem. Ahogy az is elvárás, hogy a szolgáltatás UX-szempontból legyen annyira letisztult, hogy tényleg csak az írásra kelljen figyelni. Ideális esetben az összes többi lehetséges szempont csak ezeket követi fontosságában.
Amikor legutóbb egy kurzust tartottam olyan témában, ahol a bemutatott technikák jellegéből adódóan fontos, hogy minél hatékonyabban dokumentáljuk, amit csinálunk, rövid ideig feladta a leckét az a kérdés, hogy melyik szolgáltatást javasoljam. Ahol lényegében egy pontos jegyzőkönyv elkészítésére van szükség, amiben pontosan látszik, hogy ki, mikor, mit szerkesztett, az adatvesztést és adatszivárgást minimalizálni kell, komolyabb alkalmazások jöttek számításba, amikről egy későbbi posztban írok, most pedig maradok az egyszerű jegyzetelőknél, felvillantva annak előnyeit-hátrányait.
Világos, hogy egy jegyzetelőalkalmazás nem lehet olyan funkciógazdag, mint egy wordprocessor vagy klasszikus értelembe vett szövegszerkesztő, ha pedig mégis, akkor minden fícsört, ami esetlegesen elterelheti a figyelmet, el kell rejteni a motorháztető alá, ami komoly UI/UX-kihívás, de nem megoldhatatlan. Ezen kívül persze elvárjuk egy-egy ilyen megoldástól, hogy legyen elérhető minél többféle platformon és minden platformon legalább nagyjából ugyanúgy viselkedjen. Általánosságban elmondható, hogy a piac szinte egészét itt is egy-két maréknyi szereplő uralja, ezen kívül még vannak olyan szolgáltatások, amik teljesen ingyenesnek mondják magukat, ilyenkor nyilván számítani kell vele, hogy előbb vagy utóbb, de lekapcsolják a villanyt, mert közösségi finanszírozás vagy jól megválasztott üzleti modell nélkül hosszú távon nem tarthatók fenn.
0. A email postafiókod notesz mappája
Alighanem sokan nem gondolnak rá, de már a kimondottan régi levelezőrendszerekben is volt egy speciális, szöveges feljegyzésére alkalmas tároló, amit számos levelezőrendszerben a mai napig megtalálunk Notes vagy hasonló név alatt, ha például IMAP4-klienssel csatlakozunk hozzá.
Gyakorlatilag a leggyorsabb megoldás, ha például a gépünkről egy URL-t szeretnénk átküldeni a mobilunkra, más kérdés, hogy több esetben ezt a kommersz levelezőszolgáltatók kivezették és átszoktatták a felhasználói bázist például a saját noteszappjukra.
1. Microsoft OneNote
A klasszikus hotmail-es, outlook.com-os levelezőkben egykor volt, már nincs notesz mappa a postafiókban, viszont a változtatással körülbelül egy időben jelent meg a Microsoft jól ismert jegyzetelőszolgáltatása. Függetlenül attól, hogy böngészőn, asztali gép vagy mobileszköz alkalmazásán keresztül érjük el, majdnem ugyanazt tudja. Ahogy jól nevelt jegyzetelőapphoz illik, folyamatosan figyeli, hogy mikor torpanunk meg a billentyűzésben és ésszerű időközönként menti a jegyzetet a háttérben.
Az alapértelmezés szerinti az a jegyzet, amin legutóbb dolgoztunk, de a jegyzetek külön noteszekbe és levelek alá csoportosíthatók. Szükség esetén elővarázsolhatóak egy-egy notesz korábbi időpontokban automatikusan mentett verziói a webes felületen keresztül, viszont például az OSX-es kliensen már nem. Ahogy az OSX-es kliens lehetőségei a windows-osétől is kissé eltérnek, régebbi tableten pedig az egész akár kimondottan lassú lehet.
A OneNote a legnormálisabb általános célú jegyzetelő lehetne, de az előző fogyatékossága mellett szembetűnhet, hogy ha egy jegyzetet törlünk, az nem egy törölt elemek számára fenntartott helyre kerül, hanem elvben végleg megsemmisül. Az újabb verziókat már felkészítették hangjegyzetek, szabadkézi rajz rögzítésére, kimondottan szövegszerkesztő-funkciók kerültek bele, ugyanakkor a törölt jegyzet nem varázsolható vissza.
2. Evernote
Míg a Onenote-tároló akkor keletkezik, amikor először használjuk a Microsoft-accountunkkal, az Evernote teljesen önálló, freemium szolgáltatás, amiben azok közül a funkciók közül, amikre idővel szükség is lesz, több hiányzik, így például a jegyzet korábbi verzióit csak a fizetős verzióban érhetjük el. A OneNote-tól eltérően az Evernote kliensprogramja - freemium használata esetén - egy accounthoz maximálisan két eszközön lehet telepítve, ha több helyről szeretnénk elérni, azt csak a webes belépést követően érhetjük el. Lomtár viszont van az ingyenes változatban is.
Ha van örök érvényű tapasztalat, hogy a freemiumot kínáló szolgáltatásoknak szinte mindegyike olyan módon van kialakítva, hogy idővel úgyis szükség lesz valamilyen funkcióra, ami viszont már csak a fizetős verzióban érhető el. A két eszközre való korlátozást akkor vezette be az Evernote, amikor már látszott, hogy ez nem veszélyezteti a piaci pozíciójukat, ugyan a megváltozott árazás az árérzékeny piacok esetén alighanem látszik is.
Az Evernote támogatja a kétlépcsős hitelesítést, amivel egyedüli azok közül az alkalmazások közt, amik kimondottan jegyzetelőalkalmazások és nem alkalmazáscsomag részei.
3. Apple Notes
Az általam közel tíz évig használt noteszalkalmazás majdnem tökéletes lenne arra a célra, amire kitalálták, de sok-sok év után gyakorlatilag maga az Apple nyírta ki hagyományos formájában, nem is akárhogy. A Notes egy Apple-fiókhoz kapcsolódó alapszolgáltatás volt, amiben éppen az volt a szerethető, hogy amit feljegyeztem a legújabb almás mobilomba, az ugyanúgy jelent meg a közel 10 éves iPhone 3GS-en, az OSX Notes appjában, az egyiken elvégzett változtatás pedig gyakorlatilag azonnal látszott a többi eszközön bármiféle ütközés nélkül. Aztán néhány évvel ezelőtt egy új főverzióra való áttéréskor teljesen új Notes appot kaptak a felhasználók, ennek QA-szempontból elképesztően kínos, csak éppen kisebb felhasználói bázist érintő hatásaival. Arra lettem figyelmes, hogy az OSX-en beírt jegyzeteket eléri a mobilom, de a mobilon beírt jegyzeteket a nem is különösebben régi OSX Notes appja már nem, az iPad hol-hol nem, amit persze előre nem jelentett be az Apple. Arra korábban is volt lehetőség, hogy a Notes app ne az Apple cloudjában tárolja és kezelje a jegyzeteket az AppleID-hez kapcsolódó tárhelyen, beállítható volt olyan email-fiók is erre, amire a 0. pontban utaltam. De a kompatibilitási problémát ez sem oldja meg. A Notes app legújabb verziója csillog-villog, ha viszont régebbi eszközöknél próbáljuk meg beállítani, hogy a jegyzeteket például a GoogleMail-fiókból húzza elő, beállítás ide vagy oda, egyszerűen nem fog működni. A probléma nem érinti azokat, akik mindig a legújabb Apple-eszközt használják, viszont akik addig használnak egy-egy almás eszközt, amíg használható, kínos.
4. Google Keep
A Google Keepben a hagyományos noteszkészítésen kívül lehetőség van emlékeztetők beállítására is, ami a Google Calendarnak a kezdetektől fogva alapfunkciója, azaz ha valaki szeretné értelmetlenül megbonyolítani az életét, akkor egy Google-fiókon belül két különböző helyre is mentheti az emlékeztetőket, mivel a kettő egymástól teljesen független, amire ügyelni kell, ha valaki az emlékeztetőit egy helyen, rendben szeretné tárolni.
A Google Keep minden Google-től várható feltételt teljesít, áttekinthető a felület, de felhasználói élmény gyakorlatilag nincs, ezen kívül nagy eséllyel jut a Google Reader sorsára, amit sokan is használtak, sokan is szerettek, viszont a Google nem tudott a megtérüléshez szükséges információt kinyerni a felhasználói bázisából. Teljesen általános, hogy a Google kivezet minden olyan szolgáltatást, amin keresztül nem sajtolható ki elég információ a userbase-ből.
5. Quip
Az alapvetően csoportmunkát támogató suite részét képző lightweight megoldás integrálható bármivel, minden ritkán használt, értelmetlen funkciót gondosan kigyomláltak belőle, így kimondottan régi eszközökön is nagyon gyors kliensprogrammal és webes felületen egyaránt. Fontos eltérés, hogy a többivel szemben a Quip még nem támogatja a kétlépcsős hitelesítést.
6. Zoho Notebook
A Zoho-csomag részeként ingyenesen elérhető szolgáltatás a Zoho Writer egyszerűsített változatának tűnik, mindennel, amire szükség van egy jegyzetelőappban, a Quip megoldásához hasonlóan alapértelmezés szerint egy privát és egy osztható mappát tartalmaz, amelyikbe lehet rendszerezni a feljegyzéseket.
7. Simplenote
Amellett, hogy a Simplenote erőssége éppen az egyszerűsége, nem fordulhat elő olyan, mint nagyon sok más megoldásnál, azaz, hogy egy átgondolatlan megosztással repül ki a dokumentum egyszerűen URL-lel elérhető formában a netre: ehhez a címkék közé fel kell venni annak a felhasználónak az email-címét, akivel megosztanánk a feljegyzést. A kétlépcsős hitelesítés még ugyancsak hiányzik.
8. Dropbox Paper
Viszonylag új versenyző a terepen, a Dropbox által felvásárolt Hackpad továbbfejlesztéseként azoknak lehet kényelmes választás, akik kimondottan a dropboxos környezethez szoktak hozzá. Félúton van az egyszerű noteszalkalmazások és wordprocessorok közt.
9. Nimbus Note
Az OSX-et leszámítva az összes nagyobb platformra elérhető, sok másiktól eltérően van egy hatalmas előnye: egy-egy megosztásnál lehetőségünk van úgy dönteni, hogy nem bízunk önmagában a security through obscurity-ben, aminek az alapgondolata, hogy a megosztás URL-jében lévő link kellően barokkos ahhoz, hogy ne lehessen kitalálni véletlenül. A megosztásoknál külön-külön jelszót lehet beállítani.
10. Laverna
Meglehetősen kilóg a sorból, az alkalmazás nem is ad tárhelyet, ehelyett beállíthatjuk egy egyszerű API-kulccsal, hogy az alkalmazás a például a Dropbox-fiókunk tárterületét használja. Az alkalmazásban lehetőség van megadni a titkosításhoz szükséges kulcs mérete mellett egyedi salt-et is.
Érdemes szem előtt tartani, hogy ezek mindegyike vagy majdnem mindegyike mindent tud, amit egy általános célú jegyzetelő szolgáltatásnak tudnia kell, a motorháztető alá benézve pedig még annál is többet, míg a komplexebb feladatokra ott vannak a wordprocessorok, amiről ugyancsak szó lesz. A papírlapú eszközök jórésze ezekkel már lecserélhető, függetlenül egy-egy szervezet méretétől és profiljától, azoknak a productivity tooloknak is kiemelt szerepük van, amik látszólag nagyon egyszerű feladatot látnak el. Nem is akármilyen szerepük: hasonlóan nagyon sok más eszközhöz, egész egyszerűen lemaradnak azok a szervezetek, akik nem térnek át minél korábban a célnak megfelelő csoportmunkát támogató eszközök használatára.
Hogy az elévült eszközökhöz, lényegében megszokásokhoz való ragaszkodás miért jár sokszor észrevétlen, rendkívüli idő- és pénzveszteséghez, többféleképp is megközelíthető, amiről a posztsorozatban elméletibb szempontból is visszatérek.
képek forrása: Wikipedia, Evernote blog, Wordstream, Thenextweb
