Volt régen egy rádióspotja egy Hajdú-bihari székhelyű biztonságtechnikával, és kapuautomatizálással foglalkozó cégnek (Alarm Wachter). Égre-földre kerestem a neten, de nem találtam rá a spotra, ha valakinek sikerül, kérem, hogy linkelje be. Még özönvíz előttről származik, kb. 10-15 évvel ezelőttről, amikor még javában az oskolát tapostam. Beleégett a fülembe a reklám szövege, mert minden áldott reggel arra keltem. Valahogy így szólt:

"Kinyitom, beszállok, kiállok, kiszállok, becsukom...húúúúú, na hát ennek vége!"

Aki multinál dolgozik, gyakran érezheti hasonlóan magát, mint a spotban szereplő úriember, mert a belső ügyrendnek megfelelő adminisztráció és eljárásrend tud annyira kimerítő lenni, mint a manuális kapunyitás-csukás téli zimankóban. Sokszor kedvünk lenne egy távirányítóval automatizálni az egész folyamatot, hogy megspóroljuk a rengeteg, sokszor feleslegesnek tűnő és bosszantó elemet. De persze ez nem olyan egyszerű ebben az esetben, mint egy kapuatomatizálás az Alarm Wachterrel.

A NetAcademia évek óta  törekszik az adminisztráció konstruktív mederbe terelésére. Mit jelent ez pontosan? Azt, hogy nem akarunk azért papírozni 8 órát egy nap, mert van egyidőben akárhány tanfolyamunk. Szem előtt tartjuk a lean gondolkodás egyik alapkövét: az érték fogalmát. Mi az érték? Ezt kell ugyebár első körben megfogalmazni, hogy a későbbiekben esetleg meg is tudjuk teremteni azt. A lean szemléletben minden olyan folyamat, munkafázis, ami nem teremt közvetlenül értéket, az veszteség (muda, ahogy a jó japánok mondják). Keressünk erre egy egyszerű, termelésből (mert mégis csak onnan, egész pontosan az autógyártásból indult el a lean) vett példát. A gyártósori összeszerelés során az alkatrészek összeillesztésére irányuló mozdulatok értéket teremtenek, míg azok a mozdulatok, amelyeket például egy rosszul elhelyezett eszköz eléréséhez teszünk meg, már veszteségnek számítanak. A japók nem babra játszanak, ők valóban a legapróbb mozdulatok szintjére bontják le a lean gondolkodásmódot. Mi csak félig vagyunk leanek e szerint, mert még nem telepítettük kéz alá a nyomtatót. De az mondjuk igaz, hogy abban az irodában van, ahol mindenki gyorsan eléri...
Ami a saját működésünket illeti, nyugodtan állíthatjuk, hogy maga az adminisztráció nem hoz létre új terméket, sőt, legtöbbször új eladást sem. Az adminisztráció az elintézendő dolgok elintézése, így a megteremtett érték velejárója. Kiiktatni nem lehet és ez nem is cél. Az optimalizálása azonban nagyon is az.

Valahogy ugyanígy képzeljük a helyzetet az egyébként Alarm Wachter reklámként működő multiknál is. Érték vs. muda.
Mi az érték ott (mondjuk egy HR-es szemszögéből):
az, hogy hatékonyan tudja képeztetni a kollégáját, aki ezáltal jobban végzi a munkáját, így hozzájárul a cég fejlődéséhez.
Ahhoz, hogy ezt az értéket megteremtse, a HR-es számos lépést tesz: keresgél, informálódik, kommunikál, megrendel, leegyeztet, számlát továbbít, tájékoztat. Mindezt nem egyszer egy évben...

Vegyünk egy átlagos multit (közép, vagy kisvállalatot is mondhatnánk, különbség csak a számokban van). Van neki 5 db informatikusa? Mit 5? 55!? Van mindenkinek éves tréningbüdzséje? Van! El kell költenie a HR-esnek ezt a büdzsét? Tanácsos. Mindegy, mire, csak fizethessen? Nem. Ha lehet, több tanfolyamra is befizetheti a cég a kollégát? Be hát. Ha több tanfolyamra fizeti be a cég a hallgatót, akkor többször kell végigzongorázni a fenti adminisztrációs folyamatot? Igen, többször.

Tanfolyam * fő alkalommal. MUDA.

Szerintünk egy boldogabb világban élhetnénk akkor, ha a folyamatokat (a háztartásban, a munkahelyen, a városban, az országban, a kontinensen, a világon, az univerzumban...) leegyszerűsítenénk. Éppen ezért mi kivesszük a magunk részét ebből a dologból. Mi mosolygós, jókedvű HR-eseket látunk lelki szemeink előtt, akik egyszerre megrendelnek 5 (vagy akármennyi) előfizetést, ezzel megteremtik az értéket. Lezavarják az ehhez kapcsolódó adminisztrációt maximum 2 nap leforgása alatt, és az év hátralévő részében kedélyesen csevegnek a patikatiszta multikörnyezet büféjében mignont majszolva. A hallgatók pedig? Önállóan oszthatják be az idejüket, választhatják meg, a kötelezőn kívül milyen témakörben fejlődnének még.

Ez a fantazmagória nem sci-fi többé. De erről a novemberi HR tájékoztatónkon is meg lehet majd bizonyosodni.